Biên bản hòa giải tranh chấp đất đai

Nếu bạn đang vướng tranh chấp đất đai hoặc muốn chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu, đây là phần thông tin nhất định không nên bỏ qua.

Biên Bản Hòa Giải Tranh Chấp Đất Đai Là Gì? Giá Trị Pháp Lý Theo Luật 2024

Biên bản hòa giải tranh chấp đất đai là văn bản do UBND cấp xã lập, ghi nhận kết quả phiên hòa giải giữa các bên có tranh chấp quyền sử dụng đất. Văn bản này được quy định tại điểm d khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai số 31/2024/QH15 (Quốc hội ban hành ngày 18/01/2024, có hiệu lực từ ngày 01/8/2024) và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP ngày 30/7/2024 của Chính phủ (có hiệu lực từ ngày 01/8/2024).

Biên bản này phân loại thành hai dạng: biên bản hòa giải thành và biên bản hòa giải không thành. Cả hai dạng đều có ý nghĩa thủ tục rất khác nhau so với hợp đồng dân sự hoặc quyết định hành chính về đất đai.

Đặc điểm nhận biết biên bản hòa giải hợp lệ

Căn cứ điểm d, đ khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024 và Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP, một biên bản hòa giải có giá trị pháp lý cần đáp ứng đủ các yếu tố sau:

• Ghi rõ thời gian, địa điểm và thành phần tham dự phiên hòa giải
• Tóm tắt nội dung tranh chấp, thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất và nguyên nhân phát sinh tranh chấp theo kết quả xác minh
• Ghi đầy đủ ý kiến của Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai
• Ghi rõ những nội dung các bên đã thỏa thuận và những nội dung không thỏa thuận được
• Có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng và các bên tranh chấp; nếu biên bản gồm nhiều trang thì phải ký vào từng trang, đóng dấu của UBND cấp xã. Riêng trường hợp hòa giải không thành mà một hoặc các bên tranh chấp không ký thì Chủ tịch Hội đồng và các thành viên tham gia hòa giải ký vào biên bản, đóng dấu UBND cấp xã và gửi cho các bên tranh chấp

Nếu thiếu các nội dung hoặc hình thức bắt buộc theo luật, biên bản có thể bị xem xét là không hợp lệ về thủ tục và làm ảnh hưởng đến bước xử lý tiếp theo.

Biên Bản Hòa Giải Thành Và Không Thành Khác Nhau Ở Điểm Nào?

Phân tích áp dụng thực tiễn

Biên bản hòa giải thành là căn cứ quan trọng để các bên thực hiện nội dung đã thống nhất và, nếu có thay đổi hiện trạng về ranh giới, diện tích hoặc người sử dụng đất, để gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện đăng ký, cấp hoặc chỉnh lý Giấy chứng nhận theo khoản 4 Điều 235 Luật Đất đai 2024.

Đối với hòa giải thành có thay đổi về ranh giới, diện tích hoặc người sử dụng đất, khoản 4 Điều 235 Luật Đất đai 2024 quy định trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản công nhận kết quả hòa giải thành, các bên phải gửi văn bản đó đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để đăng ký, cấp hoặc chỉnh lý Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Với biên bản hòa giải không thành, giá trị pháp lý của nó đặc biệt quan trọng đối với tranh chấp ai là người có quyền sử dụng đất, vì đây là tài liệu chứng minh đã qua thủ tục hòa giải bắt buộc tại UBND cấp xã trước khi yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Tuy nhiên, không phải mọi tranh chấp liên quan đến đất đều bắt buộc phải có biên bản này để khởi kiện; theo khoản 2 Điều 3 Nghị quyết 04/2017/NQ-HĐTP ngày 05/5/2017 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, tranh chấp về giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, tranh chấp thừa kế quyền sử dụng đất và chia tài sản chung của vợ chồng là quyền sử dụng đất không coi hòa giải tại UBND cấp xã là điều kiện khởi kiện vụ án.

Lưu ý quan trọng: Không phải mọi tranh chấp đất đai đều bắt buộc phải qua hòa giải tại UBND cấp xã. Theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 3 Nghị quyết 04/2017/NQ-HĐTP ngày 05/5/2017 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, chỉ tranh chấp về quyền sử dụng đất (tranh chấp ai là người có quyền sử dụng đất) mới bắt buộc phải hòa giải tại UBND cấp xã trước khi khởi kiện.

Các tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất như tranh chấp thừa kế quyền sử dụng đất, tranh chấp chia tài sản chung của vợ chồng là quyền sử dụng đất không bắt buộc phải qua bước này.

Luật Đất Đai 2024 Thay Đổi Gì So Với Luật 2013 Về Hòa Giải?

Luật Đất đai số 31/2024/QH15 có ba thay đổi cốt lõi so với Luật Đất đai năm 2013 trong lĩnh vực hòa giải tranh chấp đất đai.

Thứ nhất: Khẳng định rõ nghĩa vụ hòa giải bắt buộc

Điều 202 Luật Đất đai 2013 là điều khoản quy định về hòa giải tranh chấp đất đai. Luật Đất đai 2024 thể hiện rõ hơn tính bắt buộc của việc hòa giải tại UBND cấp xã bằng việc quy định trực tiếp tại khoản 2 Điều 235: trước khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai theo Điều 236 của Luật này, các bên tranh chấp phải thực hiện hòa giải tại UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp.

Thứ hai: Quy định cụ thể thành phần Hội đồng hòa giải ngay trong luật

Luật Đất đai 2013 không quy định Hội đồng hòa giải ngay trong luật mà để hướng dẫn ở nghị định. Điểm a, b khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024 đã luật hóa thành phần Hội đồng hòa giải, bao gồm: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã làm Chủ tịch Hội đồng, đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã, công chức làm công tác địa chính, và người sinh sống lâu năm biết rõ về nguồn gốc, quá trình sử dụng thửa đất tranh chấp (nếu có).

Việc đưa quy định này vào luật tạo cơ sở pháp lý rõ hơn để kiểm tra tính hợp lệ của biên bản hòa giải.

Thứ ba: Rút ngắn thời hạn hòa giải từ 45 ngày xuống 30 ngày

Theo điểm c khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024, thời hạn hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã là không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu, rút ngắn so với 45 ngày theo Luật Đất đai 2013. Sự điều chỉnh này nhằm bảo đảm giải quyết tranh chấp nhanh hơn, tránh kéo dài ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng đất.

Luật Đất đai 2024 còn bổ sung quy định xử lý trường hợp một bên không ký vào biên bản hòa giải không thành: theo điểm đ khoản 2 Điều 235, khi đó Chủ tịch Hội đồng và các thành viên tham gia hòa giải vẫn ký vào biên bản, đóng dấu UBND cấp xã và gửi cho các bên. Đây là giải pháp lập pháp quan trọng, tránh tình trạng một bên cố tình không ký để cản trở bước xử lý tiếp theo của bên kia.

Ngoài ra, Luật Đất đai 2024 còn ghi nhận hòa giải tranh chấp đất đai tại Tòa án theo pháp luật về hòa giải, đối thoại tại Tòa án và tố tụng dân sự, cũng như hòa giải thương mại đối với tranh chấp phát sinh từ hoạt động thương mại liên quan tới đất đai theo khoản 1 và khoản 3 Điều 235.

Lưu ý từ Luật sư

Trong thực tiễn, biên bản hòa giải dễ bị xác định là không hợp lệ về thủ tục trong các trường hợp sau:

• Biên bản thiếu chữ ký của Chủ tịch Hội đồng; hoặc trong trường hợp hòa giải không thành mà một hoặc các bên tranh chấp không ký thì thiếu chữ ký của Chủ tịch Hội đồng và các thành viên tham gia hòa giải
• Không thể hiện được việc Hội đồng hòa giải đã được thành lập theo đúng trình tự luật định
• Tổ chức hòa giải khi một bên vắng mặt đến lần thứ hai nhưng không lập biên bản hòa giải không thành đúng quy định
• Biên bản không ghi rõ kết quả hòa giải thành hay hòa giải không thành, hoặc bỏ trống nội dung các bên đã thỏa thuận và không thỏa thuận

Nếu bạn đang vướng tranh chấp đất đai, chưa rõ biên bản hòa giải hiện có đã đủ điều kiện pháp lý hay chưa, hoặc không chắc vụ việc của mình có bắt buộc phải qua hòa giải tại UBND cấp xã hay không, Luật Quang Duy có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ và định hướng bước tiếp theo phù hợp. Liên hệ: 0866.988.069.

Quy Trình Lập Biên Bản Hòa Giải Tranh Chấp Đất Đai Tại UBND Xã – 6 Bước Cụ Thể

Quy trình hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã được thực hiện theo trình tự 6 bước, căn cứ điểm a, b, c, d, đ khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai số 31/2024/QH15 và Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP. Toàn bộ quy trình phải hoàn thành trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày UBND cấp xã nhận được đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp đất đai.

Bước 1: Nộp đơn yêu cầu hòa giải và hồ sơ kèm theo

Bên yêu cầu hòa giải nộp đơn tại UBND cấp xã nơi có thửa đất tranh chấp. Hồ sơ cần chuẩn bị:

Lưu ý: Pháp luật không quy định một mẫu thành phần hồ sơ cứng áp dụng thống nhất cho mọi trường hợp ngoài đơn yêu cầu hòa giải. Tuy nhiên, hồ sơ càng đầy đủ thì UBND cấp xã càng có cơ sở xác minh, rút ngắn thời gian xử lý. Thiếu giấy tờ chứng minh nguồn gốc đất là nguyên nhân phổ biến khiến quá trình xác minh kéo dài hoặc kết quả hòa giải không có giá trị hỗ trợ cao khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: UBND cấp xã thụ lý và thành lập Hội đồng hòa giải

Theo điểm a khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024, sau khi nhận đơn yêu cầu hòa giải, Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai.

Theo Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn, UBND cấp xã phải thông báo bằng văn bản cho các bên tranh chấp và Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất tranh chấp về việc thụ lý đơn; trường hợp không thụ lý thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 3: Hội đồng hòa giải gửi giấy mời, thông báo lịch họp

Căn cứ Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP, việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt. Hội đồng phải thông báo lịch họp cho tất cả các bên trước phiên hòa giải. Nếu một bên vắng mặt lần đầu, Hội đồng có thể tiếp tục gửi giấy mời lần thứ hai. Khi một bên vắng mặt đến lần thứ hai thì được coi là hòa giải không thành và Hội đồng lập biên bản hòa giải không thành.

Bước 4: Tổ chức phiên hòa giải

Phiên hòa giải được tiến hành khi đủ mặt các bên tranh chấp và Hội đồng hòa giải. Hội đồng nghe các bên trình bày, đối chiếu với kết quả xác minh thực địa và tài liệu hồ sơ, sau đó tổ chức thảo luận để các bên tự thỏa thuận. Hội đồng có vai trò trung gian, không có thẩm quyền ra phán quyết thay cho các bên.

Bước 5: Lập biên bản hòa giải

Kết quả phiên họp được ghi nhận vào biên bản theo quy định tại Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP. Biên bản phải ghi đầy đủ: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, tóm tắt nội dung tranh chấp (nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất, nguyên nhân tranh chấp), ý kiến của Hội đồng, các nội dung đã thỏa thuận và chưa thỏa thuận.

Biên bản phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng và các bên tranh chấp trên từng trang nếu nhiều trang, kèm dấu của UBND cấp xã. Trường hợp hòa giải không thành mà một hoặc các bên tranh chấp không ký, Chủ tịch Hội đồng và các thành viên tham gia hòa giải vẫn ký, đóng dấu và gửi cho các bên theo điểm đ khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024.

Bước 6: Giao biên bản và lưu hồ sơ

Theo điểm d khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024, biên bản hòa giải được gửi đến các bên tranh chấp và lưu tại UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp. Đây là bước cuối cùng của quy trình và là thời điểm biên bản được sử dụng làm căn cứ pháp lý cho bước tiếp theo nếu đủ điều kiện.

Hội Đồng Hòa Giải Tranh Chấp Đất Đai Gồm Những Ai?

Căn cứ điểm a, b khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024, thành phần Hội đồng hòa giải gồm:

• Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã (Chủ tịch Hội đồng, bắt buộc)
• Đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã (bắt buộc)
• Công chức làm công tác địa chính (bắt buộc)
• Người sinh sống lâu năm, biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng thửa đất tranh chấp (nếu có)
• Đại diện tổ chức, cá nhân khác tùy từng trường hợp cụ thể

So với Luật Đất đai 2013, quy định này đã được đưa thẳng vào luật thay vì chỉ để ở nghị định. Nếu Hội đồng không có các thành phần bắt buộc theo luật, biên bản được lập có nguy cơ bị xem xét là không bảo đảm giá trị thủ tục.

Thời Hạn 30 Ngày Được Tính Như Thế Nào?

Lưu ý quan trọng về thời hạn: điểm c khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024 quy định thời hạn hòa giải là không quá 30 ngày, không phải 45 ngày như Luật Đất đai 2013.

Về gia hạn: Điều 235 Luật Đất đai 2024 và Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP không có quy định riêng về việc gia hạn thêm sau khi hết thời hạn 30 ngày. Nếu cơ quan hòa giải kéo dài, người dân nên yêu cầu UBND cấp xã phản hồi bằng văn bản về tình trạng xử lý hồ sơ để làm căn cứ bảo vệ quyền lợi của mình ở bước tiếp theo.

Lưu ý từ Luật sư

Dựa trên căn cứ pháp lý đã phân tích, có bốn lỗi phổ biến làm hỏng hồ sơ hòa giải mà người dân thường gặp:

• Vắng mặt không lý do tại phiên hòa giải: vắng mặt lần thứ hai đồng nghĩa với hòa giải không thành
• Không mang giấy tờ chứng minh nguồn gốc đất đến phiên họp: Hội đồng không có cơ sở xác minh thực chất tranh chấp
• Ký biên bản mà không đọc kỹ nội dung: biên bản hòa giải thành là căn cứ quan trọng cho bước thực hiện tiếp theo
• Không giữ bản biên bản hòa giải: đây là tài liệu cốt lõi để nộp đơn hoặc làm thủ tục đăng ký biến động

Tình huống giả định minh họa: Ông A và ông B tranh chấp ranh giới thửa đất tại một xã thuộc tỉnh X. Ngày 02/9/2024, ông A nộp đơn yêu cầu hòa giải tại UBND xã kèm Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và sơ đồ thửa đất. UBND xã nhận đơn, thành lập Hội đồng hòa giải, gửi giấy mời lần một và lần hai. Ông B đều vắng mặt.

Theo quy định hiện hành, Hội đồng lập biên bản hòa giải không thành, Chủ tịch Hội đồng và các thành viên tham gia hòa giải ký, đóng dấu UBND xã và gửi cho cả hai bên. Ông A dùng biên bản này làm căn cứ cho bước tiếp theo. Đây là tình huống giả định minh họa.

Mẫu Biên Bản Hòa Giải Tranh Chấp Đất Đai Chuẩn 2024 – Hướng Dẫn Điền Từng Mục

Căn cứ khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai số 31/2024/QH15 và Điều 105 Nghị định 102/2024/NĐ-CP, một biên bản hòa giải hợp lệ phải có đủ các nội dung bắt buộc: thời gian và địa điểm, thành phần tham dự, tóm tắt nội dung tranh chấp (nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất, nguyên nhân phát sinh), ý kiến của Hội đồng hòa giải, nội dung đã thỏa thuận, nội dung không thỏa thuận, và chữ ký cùng con dấu xác nhận.

Pháp luật hiện hành không ban hành một mẫu biên bản thống nhất bắt buộc áp dụng toàn quốc trong phụ lục nghị định. Các địa phương có thể sử dụng mẫu trình bày riêng, nhưng nội dung tối thiểu vẫn phải bảo đảm đúng các yêu cầu bắt buộc theo luật và nghị định.

Hướng Dẫn Điền Từng Mục Trong Biên Bản Hòa Giải

Mục 1 – Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản

Ghi đúng theo quy chuẩn văn bản hành chính Nhà nước hiện hành. Tên văn bản nên thể hiện rõ kết quả: “Biên bản hòa giải thành” hoặc “Biên bản hòa giải không thành”.

Mục 2 – Thông tin phiên họp

Ghi đúng ngày, giờ bắt đầu và kết thúc, địa điểm thực tế diễn ra phiên hòa giải. Nếu ngày lập biên bản khác ngày họp, cần thể hiện rõ để tránh tranh cãi về tính xác thực.

Mục 3 – Thành phần tham dự

Ghi đầy đủ họ tên, chức vụ từng thành viên Hội đồng hòa giải. Với các bên tranh chấp, ghi rõ tư cách tham dự: đương sự trực tiếp, người đại diện theo pháp luật hay người được ủy quyền hợp lệ.

Mục 4 – Nội dung tranh chấp

Phải mô tả đủ vị trí thửa đất, số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, loại đất, lịch sử nguồn gốc sử dụng đất theo kết quả xác minh và yêu cầu cụ thể của từng bên. Không nên viết chung chung.

Mục 5 – Quá trình hòa giải

Ghi lại quan điểm chính của mỗi bên và ý kiến của Hội đồng hòa giải. Không bỏ sót ý kiến phản đối hoặc nội dung chưa thống nhất.

Mục 6 – Kết quả hòa giải

Nếu hòa giải thành, cần ghi rõ từng nội dung thỏa thuận: phần đất nào, diện tích bao nhiêu, mốc giới ra sao, thời hạn thực hiện và nghĩa vụ kèm theo nếu có. Nếu hòa giải không thành, cần ghi rõ những điểm bất đồng cụ thể.

Mục 7 – Chữ ký và con dấu

Biên bản phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng và các bên tranh chấp; nếu biên bản gồm nhiều trang thì phải ký vào từng trang. Riêng trường hợp hòa giải không thành mà một hoặc các bên tranh chấp không ký thì Chủ tịch Hội đồng và các thành viên tham gia hòa giải ký vào biên bản, đóng dấu UBND cấp xã và gửi cho các bên tranh chấp. Thiếu chữ ký hoặc thiếu dấu trong các trường hợp luật yêu cầu có thể làm biên bản bị xem xét là không hợp lệ về thủ tục.

7 Sai Lầm Phổ Biến Khiến Biên Bản Hòa Giải Không Có Giá Trị Pháp Lý

Lưu ý từ Luật sư

Hiểu lầm thứ nhất: Nhiều người cho rằng biên bản hòa giải thành chỉ phát sinh hiệu lực ràng buộc sau 10 ngày kể từ ngày lập. Thực tế, pháp luật quy định trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày lập biên bản hòa giải thành, nếu một bên có ý kiến bằng văn bản khác với nội dung đã thống nhất thì Chủ tịch UBND cấp xã phải tổ chức lại cuộc họp Hội đồng hòa giải để xem xét, giải quyết và lập biên bản mới. Đây là quy định về khoảng thời gian để phát sinh ý kiến khác bằng văn bản, không phải cách diễn đạt “biên bản chỉ có hiệu lực sau 10 ngày”.

Hiểu lầm thứ hai: Nhiều người nghĩ rằng một bên từ chối ký vào biên bản có thể vô hiệu hóa toàn bộ kết quả phiên hòa giải. Theo điểm đ khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024, khi một bên không ký vào biên bản hòa giải không thành, Chủ tịch Hội đồng và các thành viên tham gia hòa giải vẫn ký, đóng dấu và gửi biên bản cho các bên. Biên bản này vẫn là tài liệu hợp lệ cho bước tiếp theo.

Tình huống giả định minh họa: Bà C và bà D tranh chấp phần đất tiếp giáp giữa hai thửa đất tại một xã thuộc tỉnh Y. Sau phiên hòa giải ngày 10/10/2024, hai bên đạt thỏa thuận: bà D nhường 15 m² về phía Tây của thửa 102, tờ bản đồ số 5, thời hạn bàn giao là ngày 31/10/2024. Hội đồng lập biên bản hòa giải thành, ghi rõ nội dung thỏa thuận.

Ngày 15/10/2024, bà D gửi văn bản đến UBND xã phản đối vì cho rằng con số 15 m² không đúng với những gì đã thống nhất. Theo quy định hiện hành, UBND xã phải tổ chức lại cuộc họp Hội đồng hòa giải. Đây là tình huống giả định minh họa. Bài học thực tiễn: nội dung thỏa thuận phải đo lường được, có con số diện tích và mốc giới xác định.

Kết luận

Biên bản hòa giải tranh chấp đất đai không chỉ là thủ tục hành chính. Đây là văn bản pháp lý rất quan trọng để xác định bạn có thể tiến lên bước tiếp theo hay không, dù đó là đăng ký, cấp hoặc chỉnh lý Giấy chứng nhận hay nộp đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.

Nếu bạn đang đối mặt với tranh chấp đất đai và chưa biết nên bắt đầu từ đâu, hãy để Luật Quang Duy hỗ trợ. Chúng tôi rà soát hồ sơ, tư vấn quy trình và đồng hành cùng bạn trong từng bước xử lý. Liên hệ tư vấn: 0866.988.069